Toepassing Algemene voorwaarden
wie het eerst komt, wie het eerst maalt
Algemene voorwaarden
De wet (artikel 6:231 BW) omschrijft algemene voorwaarden als:
“een of meer schriftelijke bedingen die zijn opgesteld teneinde in
een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van
bedingen die de kern van de prestaties aangeven...”
In de praktijk worden inmiddels bij drie van de vier
handelstransacties algemene voorwaarden gehanteerd. Met deze
voorwaarden legt een handelspartij de wederpartij als het ware
eenzijdig (aanvullende) contractbepalingen op. Meestal worden op deze
manier betalingstermijnen vastgelegd en de aansprakelijkheid voor
schade beperkt of uitgesloten.
Deze ‘kleine lettertjes’ kunnen grote gevolgen hebben, met name als
het gaat om de bepaling van aansprakelijkheid. Maar zij gelden alleen
als de gebruiker zich erop kan beroepen en dat is niet altijd het
geval.
Toepasselijkheid
Allereerst geldt dat de algemene voorwaarden aanvaard c.q.
overeengekomen moeten worden. De gebruiker van algemene voorwaarden
kan zich immers alleen met succes beroepen op de inhoud van deze
bedingen als de wederpartij deze voorwaarden heeft aanvaard én deze
ook gelden. De gebruiker van algemene voorwaarden moet de algemene
voorwaarden derhalve van toepassing verklaren vóórdat de overeenkomst
wordt gesloten.
In beginsel aanvaardt de wederpartij de voorwaarden als hij vóór het
sluiten van de overeenkomst weet dat er algemene voorwaarden zijn. De
wederpartij kan voorwaarden stilzwijgend aanvaarden; voor de
aanvaarding is het niet van belang dat hij ook de inhoud
daadwerkelijk kent (wel dient de wederpartij (op eenvoudige wijze)
kennis te kunnen nemen van de inhoud).
Om zich met succes te kunnen beroepen op algemene voorwaarden is het
dus niet voldoende om er met kleine lettertjes op de factuur naar te
verwijzen. Een factuur wordt immers pas na het sluiten van de
overeenkomst verstuurd. Bovendien is een verwijzing meestal niet
genoeg om de voorwaarden onderdeel te maken van de overeenkomst.
Reeds bij de eerste aanbieding of offerte dient de gebruiker te
verwijzen naar zijn algemene voorwaarden en deze daadwerkelijk ter
hand te stellen (zie hierna).
Wil de wederpartij de algemene voorwaarden dan niet aanvaarden, dan
moet hij dit uitdrukkelijk laten weten. Er moet dan wellicht worden
onderhandeld. Gezien de kosten heeft onderhandelen meer zin naarmate
de kans op betere voorwaarden groter is.
Wanneer beide partijen algemene voorwaarden hanteren en die
voorwaarden tegen elkaar indruisen (de zogenaamde: “batlle of forms”)
geldt: wie het eerst komt, wie het eerst maalt. De toepasselijkheid
van deze (conflicterende) algemene voorwaarden dient uiteraard ook
overeengekomen te worden zoals hierboven aangegeven.
Ook als de voorwaarden zijn aanvaard c.q. overeengekomen is de
gebruiker er nog niet helemaal. Er zijn immers twee gronden waarop de
algemene voorwaarden kunnen worden vernietigd:
A. de leverancier heeft niet voldaan aan zijn informatieplicht c.q.
de plicht de voorwaarden ter hand te stellen(art. 6:233 sub b BW)
of;
B. de voorwaarde is onredelijk bezwarend (art. 6:233 sub a BW).
A. Informatieplicht
Aanvaarde c.q. overeengekomen voorwaarden zijn niet altijd geldig. De
gebruiker moet de wederpartij de gelegenheid geven om kennis te nemen
van de inhoud en heeft daarom een informatieplicht tegenover
consumenten en kleinere bedrijven. Die plicht betekent dat de
leverancier de wederpartij een exemplaar van de voorwaarden
daadwerkelijk ter hand moet stellen. En als dat (echt) niet kan, dan
dient hij de voorwaarden (gratis) toe te sturen, beschikbaar te
stellen via een website, of erop wijzen dat deze zijn gedeponeerd bij
de Kamer van Koophandel.
De informatieplicht geldt niet tegenover een wederpartij welke een
groot bedrijf is dat een jaarrekening moet publiceren of meer dan
vijftig werknemers heeft. Voor alle andere contractpartijen geldt de
informatieplicht wel en geldt dat zij niet zijn gebonden aan
bepalingen waarvan zij de inhoud niet kennen en het bestaan niet eens
vermoeden.
Om als gebruiker dus te voorkomen dat de wederpartij zegt: ‘ik wist
van niks’, is het verstandig de algemene voorwaarden vooraf te
overhandigen of te faxen aan de contractpartner. Als de wederpartij
niets laat horen, mag de gebruiker ervan uitgaan dat deze de
voorwaarden aanvaardt en dat bovendien voldaan is aan de
informatieplicht. Daarvan mag de gebruiker ook uitgaan als hij
regelmatig zaken doet met dezelfde wederpartij onder dezelfde
voorwaarden.
B. Onbillijke bedingen
Sommige voorwaarden zijn zo in het nadeel van de wederpartij dat de
rechter die ‘onredelijk bezwarende bedingen’ ongeldig verklaart. Hoe
zwakker de wederpartij, hoe groter het risico dat de gebruiker er
geen beroep op kan doen.
De consumenten worden het best beschermd. Voor hen bevat het
Burgerlijk Wetboek een ‘zwarte lijst’ en een ‘grijze lijst’ van
onredelijke bedingen. De voorwaarden op de zwarte lijst moet de
rechter altijd vernietigen, ongeacht de omstandigheden waaronder ze
worden gebruikt. Van voorwaarden op de grijze lijst wordt vermoed dat
zij onredelijk bezwarend zijn, totdat de gebruiker bewijst dat dit
niet zo is. De lijsten werken alleen tegenover consumenten en soms
ook tegenover kleine ondernemers en stichtingen (bijvoorbeeld
scholen), die gelijk zijn te stellen met personen.
Toch kunnen ook kleine ondernemers soms aannemelijk maken dat
bepaalde voorwaarden onredelijk bezwarend zijn door bij de rechter te
wijzen op die lijsten.
Grotere bedrijven worden niet beschermd tegen onredelijke
voorwaarden. De wet gaat ervan uit dat zij groot en alert genoeg zijn
om hun eigen boontjes te doppen. Bedingen in een overeenkomst met
consumenten moeten duidelijk en begrijpelijk zijn. Wanneer de
voorwaarden vaag zijn en niet te begrijpen, geldt de uitleg die voor
de consument het gunstigst is.
Samenvattend
Willen de algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan gelden de volgende hoofdregels en adviezen:
I. Uitingen
Het verdient aanbeveling in alle uitingen – per brief, faxbericht, e-mail en zelfs telefonisch - kenbaar te maken dat op alle aanbiedingen en overeenkomsten de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat kan het best door het opnemen van een daartoe strekkende kennisgeving onder aan het brief- /faxpapier, e-mailbericht. Graag plegen wij met u overleg hoe in uw concrete geval daaraan het beste invulling kan worden gegeven.
II. Van toepassing verklaren (vooraf)
De gebruiker van algemene voorwaarden moet voor de
totstandkoming van de overeenkomst verwijzen naar zijn algemene
voorwaarden en deze ook daadwerkelijk ter hand stellen.
“Voor de totstandkoming van de overeenkomst”; betekent in het
aanbiedingstraject c.q. de offertefase. Bij het maken van een
aanbieding of offerte verdient het naast het gebruik van
vorenbedoeld brief- faxpapier (sub I), aanbeveling expliciet op te
nemen dat de aanbieding geschiedt onder het van toepassing
verklaren van de algemene voorwaarden en op te nemen dat die als
bijlage zijn bijgevoegd.
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van opdrachtbevestigingen dient u
daarop te vermelden dat levering uitsluitend geschiedt onder de
toepasselijk van uw algemene voorwaarden, tenzij de wederpartij
binnen 24 uur schriftelijk aangeeft daarmee niet akkoord te gaan.
Als de wederpartij zulks doet kunt u nog beslissen of u dan wel of
niet wilt leveren.
III. Redelijke inhoud
De gebruiker van algemene voorwaarden dient er voor te waken dat de inhoud van zijn algemene voorwaarden evenwichtig en redelijk is en tevens geen kernbedingen bevat waarop een wederpartij redelijkerwijs niet bedacht hoeft te zijn. In zijn algemeenheid geldt dat bedingen die een gebruiker van wezenlijk belang vindt het best kunnen worden opgenomen in de hoofdovereenkomst/ aanbieding zelf.
IV. Ter hand stellen
De wetgever heeft veel belang gehecht aan het daadwerkelijk ter
hand stellen van de algemene voorwaarden. Kan dat redelijkerwijs en
gebeurt het (toch) niet, dan kan de wederpartij de voorwaarden
vernietigen.
Het ter hand stellen kan het beste (in volgorde van zekerheid):
a. door de voorwaarden integraal mee te sturen bij elke aanbieding
en dat te vermelden, dan wel de voorwaarden integraal af te drukken
op de achterzijde van al het briefpapier en dat te vermelden. In
het geval van het gebruik van fax of e- mail dient men er op
bedacht te zijnde voorwaarden separaat mee te zenden.
b. De voorwaarden integraal op te nemen op de website van de
gebruiker – met een download- en print mogelijkheid - en dat te
vermelden.
c. De voorwaarden te deponeren bij de kamer van koophandel en dat
te vermelden.
Tot slot
Tot zover een korte uiteenzetting over de algemene voorwaarden.
Wij realiseren ons dat het korte bestek van deze brochure niet alle
vragen kan en zal beantwoorden. Dat is ook niet de bedoeling. De
bedoeling is om op hoofdlijnen een aantal aandachtspunten voor te
houden welke men zich bij het gebruik van algemene voorwaarden dient
te realiseren.
Indien u in voorkomende gevallen vragen heeft of nadere informatie
wenst – of uw algemene voorwaarden door wenst te spreken, te laten
beoordelen of opstellen - staan wij vanzelfsprekend graag voor u
klaar.